個人情報の取扱いについて

�T.個人情報等の取得・利用

当社は、各種事業活動における適切な業務遂行の必要に応じ取得し、以下の目的で利用させていただきます。
なお、個人番号および特定個人情報については、所定の申告書等により取得、次の事務等に必要な範囲でのみ利用し、それ以外の目的では利用しません。

• 報酬、料金等の法定調書の作成・提出に関する事務
• その他法令等に定める個人番号関係事務など

1．委託元のお客さまに関する個人情報

〇主な項目

• 氏名、連絡先、預貯金口座番号のほか、受託業務の種類・内容に応じて必要な住所、生年月日、性別、健康状態、職業など

〇利用目的

• 預貯金口座振替による各種保険料・諸掛金・会費等の集金事務代行、各種給付金等の支払代行などの受託業務の適切な遂行

〇取得方法

• 委託元から提供される書面によるほか、インターネットなどの磁気的方法を通じて取得

2．委託元、取引先等に関する個人情報（委託元、取引先等となる可能性のある先も含みます）

〇主な項目

• 氏名、連絡先、所属先・役職名などの属性情報　など

〇利用目的

• 営業・渉外活動および各種連絡
• 各種手続きの実施
• 契約や法令等に基づく権利の行使や義務の履行

〇取得方法

• 当社への資料請求時、サービスの利用申込書その他の各種手続き、契約書、アンケートや営業・渉外活動により、口頭、書面によるほか、インターネットなどの電磁的記録による方法を通じて取得

3．当社の役員・従業者および採用応募者に関する個人情報

〇主な項目

• 役員・従業者については、氏名・生年月日・性別・履歴・住所・連絡先などの基本情報、家族構成・扶養家族・社会保険・雇用保険・給与振込口座などの賃金関係情報、資格・免許・健康情報・業績評価などの人事・労務管理情報、個人番号、指紋などの個人識別符号など
• 採用応募者については、氏名・生年月日・性別・履歴・住所・連絡先などの基本情報、必要に応じて健康情報・評価内容など

〇利用目的

• 人事・労務管理、福利厚生の提供、その他適正な業務運営の確保
• 採用業務

〇取得方法

• 役員・従業者については、本人から直接取得するほか、人事考課および健康情報などについては、必要に応じて関係者から間接取得
• 採用応募者については、応募エントリー手続き、履歴書などにより本人から直接取得するほか、評価および健康情報などについては、必要に応じて関係者から間接取得
• なお、いずれも口頭、書面によるほか、インターネットなどの電磁的記録による方法を通じて取得

4．その他（上記1〜3を取り扱う業務に付随する業務における個人情報の利用）

• 業務遂行上必要なシステム開発
• 防犯、安全管理。なお、防犯カメラ設置により取得した映像情報は、もっぱらこの目的のために利用します。
• 苦情や申出への適切な対応による業務の運用管理・サービスの充実、各種リスクの把握・管理。なお、電話録音により取得した音声情報は、もっぱらこの目的のために利用します。

�U．共同利用

当社、明治安田生命保険相互会社（以下、明治安田生命といいます）およびその関連会社は、�T．1.記載の「委託元のお客さまに関する個人情報」以外の情報について、下記の範囲内で共同利用します。

1．委託元、取引先等に関する個人情報

共同利用する個人情報の項目

• 当社の委託元、取引先等に関する情報（お取引内容、お申し出内容、リスク等発生内容などに関連する個人情報）

共同利用者の範囲

• 明治安田生命（明治安田生命については下記のホームページをご覧ください）
  https://www.meijiyasuda.co.jp/

共同利用者の利用目的

• 明治安田生命グループとしての各種リスクの適切な把握・管理ならびに法令等の遵守のため

当該個人情報の管理について責任を有する者の名称等

• 明治安田収納ビジネスサービス株式会社
  （住所・代表者氏名については�X．に記載）

2．当社の役員・従業者および採用応募者に関する個人情報

共同利用する個人情報の項目

• 当社の従業者情報（氏名、生年月日、住所、連絡先および契約内容や保険事故内容等の保険取引関連情報など）
• その他の下記利用目的達成のために必要な個人に関する情報

共同利用者の範囲

明治安田生命およびその関連会社（該当会社については下記のホームページをご覧ください）
https://www.meijiyasuda.co.jp/

共同利用者の利用目的

• 明治安田生命グループとしての各種リスクの適切な把握・管理ならびに法令等の遵守のため
• 商品・サービスの案内・提供、保険取引の維持管理、商品・サービスの充実およびその他関連・付随する業務

当該個人情報の管理について責任を有する者の名称等

• 明治安田収納ビジネスサービス株式会社
  （住所・代表者氏名については�X．に記載）

�V．個人情報保護法に基づく開示、訂正等

当社では、「個人情報の保護に関する法律」（以下、「個人情報保護法」といいます）に基づく、お客さまに関する情報の利用目的の通知および開示・訂正･追加・削除・利用停止・消去・第三者への提供停止（以下、これらを開示等といいます）のご請求について、所定の請求書のご提出等をお受けした場合は、特別な理由がない限り速やかに対応させていただきます。
なお、集金代行等の受託業務を遂行するために、委託元より提供された個人情報については、当社では開示等の権限を有していないため、請求にお応えすることができません。委託元へご照会いただくようにお願いいたします。

1．請求手続き

請求書類の提出方法

• 当社からお届けする請求書に必要事項をご記入・署名・押印のうえ、その他ご請求に必要な書類とあわせて、同封の返信用封筒（120円切手貼付済）にて当社あてご返信をお願いします。
  ※留意事項

  ◆「配達記録郵便」、「配達証明郵便」をご利用される場合は、ご請求者負担となります。

2．請求に必要な書類

請求者が本人の場合

• 開示等請求書
• 本人確認書類（下記留意事項ご参照）

請求者が本人から委任された代理人の場合

• 開示等請求書
• 代理人の本人確認書類（下記留意事項ご参照）
• 委任状（開示等請求書に、別紙として添付しております）
• 開示対象者本人の印鑑の印鑑登録証明書

法定代理人

＜共通＞

• 開示等請求書
• 代理人の本人確認書類（下記留意事項ご参照）

①親権者（本人が未成年者の場合）

• 本人との関係が証明できる書類（戸籍謄本または住民票）

②未成年後見人（未成年者に対し親権を行うものがいないとき、または親権を行うものが管理権を有さない場合）

• 本人との関係が証明できる書類（戸籍謄本または裁判所の選任決定書の写し）

③成年後見人（成年者に後見開始の審判があった場合）

• 裁判所の選任決定書の写し、または後見登記の登記事項証明書）
  ※留意事項

  ◆本人確認書類につきましては、運転免許証、パスポート等写真付証明書の場合はその写し、各種健康保険証、年金手帳等の場合は2種類以上の写しを郵送願います。

3．利用目的の通知・開示にかかる手数料

手数料の額

• 郵送料等実費に相当する金額を請求します。なお、訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者への提供停止のご請求に対しては、手数料をいただきません。
• 手数料は、請求書に記載する指定銀行口座へ振り込みをお願いします。なお、振込手数料はお客さま負担とさせていただきます。

4．当社からの回答方法

• 開示等請求書類が到着した時点で、開示等請求の受付とさせていただき、速やかに対応の準備をすすめ、原則として当社所定の回答書面を郵送させていただきます。ただし、本人が電磁的記録の提供による回答方法を指定された場合は、多額の費用を要する場合、当該方法による開示が困難である場合等を除き、指定された方法により回答いたします。
  ※留意事項

  ◆当社所定の回答書面の場合、開示等の対象者本人宛てに、当社から「配達証明郵便」にて郵送させていただきます。電磁的記録の提供による場合は、原則として指定された方法で提供いたしますが、当社・本人双方が対応可能な提供方式について確認させていただく場合があります。

  ◆必要に応じ、本人あてに当社ご登録電話番号へ電話させていただく場合がございます。

  ◆なお、開示等請求の対象者となる本人の確認ができない場合、請求書に不備等がある場合は、開示できない場合がありますので、あらかじめご了承ください。また、利用目的の通知および開示の請求については、手数料の着金確認後の回答とさせていただきます。

  ◆代理人からのご依頼があった場合でも、回答については、記載された開示等対象者本人宛に郵送させていただきますので、ご了承願います。

  ◆開示することにより次のいずれかに該当するときは、その全部または一部について開示できない場合があります。
  ①本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  ②当該個人情報取扱事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  ③法令に違反することとなる場合

5．開示等請求手続に関する問い合わせ窓口

• 開示等請求手続に関してご不明な点等ございましたら、以下の窓口までご照会ください。なお、お問い合せの内容によりましては、折り返しのお電話になる場合がございますので、あらかじめご承知おきください。
  ◆苦情・問い合わせ、開示等の請求手続について

  窓口	〒135-8385　東京都江東区東陽2-2-20　東陽駅前ビル 明治安田収納ビジネスサービス株式会社 リスク管理・コンプライアンス部
  TEL	03-3615-3120 【受付時間】平日10：00〜15：00

6．その他留意事項

• ご請求いただいた項目によっては、本人等を特定するため、お時間がかかる場合があります。
• ご提供いただきました個人情報は、開示等請求に必要な範囲のみで利用いたします。ご提出していただいた書類は、回答が終了した後、10年間適正に管理させていただき、その後当社の責任のもと廃棄させていただきます。

�W．安全管理措置

当社では、個人情報等への不正なアクセス、紛失、漏洩、毀損等のリスクに対して、以下の安全管理措置を実施しています。

1．組織的安全管理措置

• 個人情報等の保護・管理強化に関する基本方針・社内規程を整備するとともに、個人情報保護統括責任者、情報管理統括部署、各所属内の情報管理を推進する情報管理責任者を設置し、全社横断的な取組みを推進しています。
• 取得・入力、利用・加工、管理区域外への持出し、保管・保存、移送・送信、消去・廃棄の段階ごとに、社内規程等において取扱ルールを定めるとともに、管理台帳等を整備して個人情報等の取扱い状況を随時把握可能としています。
• リスク管理・コンプライアンス委員会を設置し、個人情報等の取扱い状況についてモニタリングを行なうとともに、万一漏えい等の事案が発生した場合の是正対応・報告体制を整備しています。
• 日本産業規格（JIS Q15001）に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを確立・実施・維持し、「プライバシーマーク」の付与事業者として認定を受けています。また、個人情報等の取扱い状況については、定期的に内部の監査を実施しています。

2．人的安全管理措置

• 業務上知り得た個人情報等の目的外利用、第三者漏えいの禁止を就業規則に規定し、採用時および退職時等に従業者から確認書等の提出を求めています。
• すべての役員・従業者が個人情報等保護の重要性を認識し適切に取扱うよう監督および継続的教育・研修を行なっています。

3．物理的安全管理措置

• 個人データを取り扱う区域は執務室等に限定するとともに、情報機器等を設置する施設は、その重要度に応じて施錠、入室制限、監視等を行っています。
• 情報システム機器・電子記録媒体の紛失・き損が発生しないよう、施錠保管やセキュリティーワイヤー固定等の対策を講じるとともに、電子記録媒体等を社外に持ち出す場合は、鍵付きまたは封印梱包できるケース等を使用し、持出時の記録および適正性の事後分析を行なっています。
• 暗号化等により伝送データの漏洩防止策を講じるとともに、個人データを持ち出す場合は、原則として、ファイルまたは電子記録媒体に対して、暗号化を実施しています。
• 個人データの消去・廃棄にあたっては、復元や再現されないよう確実に行ない、その記録および適正性の事後分析を行なうとともに、電子記録媒体または記憶装置を有する情報システム機器を廃棄する場合は、穴あけ等の物理的処理を施しています。

4．技術的安全管理措置

• 役員・従業者の責任・権限に応じて、必要最小限のアクセス権限付与・見直しを行ない、適正に管理しています。
• ユーザーID・パスワード等の本人確認機能を整備するとともに、パスワードの定期的変更等の不正使用防止に努めています。
• インターネット等ネットワークを通じた外部からの不正アクセス防止のための監視、コンピューターウィルス等の不正プログラムへの防御策を実施するとともに、不正アクセス、ウィルス感染時等の障害発生時の対応・復旧手続きを整備しています。
• 個人データへのアクセス、情報システムの稼働状況を記録し、必要に応じて分析に使用できるよう、一定期間保存しています。

V．管理責任者・窓口

1．会社名

明治安田収納ビジネスサービス株式会社

2．代表取締役社長

石川　聡

3．個人情報保護統括責任者

リスク管理・コンプライアンス部業務担当役員

4．取り扱い全般に関する照会窓口（連絡先）

〒135-8385　東京都江東区東陽2-2-20　東陽駅前ビル
リスク管理・コンプライアンス部
TEL：03-3615-3120